15 лет Компания «Секретория» является надежным поставщиком товаров и услуг для офиса, а также самой крупной розничной сетью в Оренбургской области,  предлагая широчайший ассортимент канцелярской и сувенирной продукции, офисной мебели и техники для работы, учебы  и творчества по доступным ценам.

Видя успехи крупных российских торговых фирм, с трудом веришь, что все они начинали с малого, постепенно набирая обороты и вес на рынке. Тем не менее, так и есть. 15 лет назад оренбургская компания  «Секретория» начинала с трех работников, двух витрин, идеи и энтузиазма. Сегодня её клиентская база насчитывает около двух тысяч различных фирм, начиная от сельскохозяйственного гиганта «John Deere», заканчивая маленькими конторами.

О том, как начать свой бизнес, на что нужно обратить внимание и как преодолеть кризис … Орен.Ру рассказала руководитель компании «Секретория» Татьяна Демина.

Татьяна Владимировна, с чего начинался ваш бизнес? Почему не часы, компьютеры, одежда или что-то другое?

— История больше похожа на анекдот. Все началось с того, что наша небольшая фирмочка располагалась на первом этаже завода «Инвертор». Занимались тогда расходными материалами для оргтехники. В этом же здании располагалась и налоговая инспекция. Сотрудники этого ведомства забегали к нам довольно часто: то за ручкой, то карандашиком, файлами, клеем и так далее. Через какое-то время, полушутя-полувсерьез, решили: а почему бы и не заняться продажей канцтоваров. И с этого – идеи, трех человек и двух стеклянных витрин – началось наше путешествие в мир относительно большого бизнеса.

У Вас была какая-то стратегия? Или все делали интуитивно?

— Если коротко, то наша стратегия заключается в том, чтобы дать возможность клиенту спокойно работать, не задумываясь о том, где взять ручку, бумагу, блокнот, другие канцтовары, сувенирные изделия. Все необходимое для работы любого офиса мы подготовим и привезем. Вплоть до офисной кухни, чая или кофе. И такая стратегия, наверное, подойдет для любого вида бизнеса. Максимально позаботьтесь  о клиенте – он всегда останется с вами.

Наш главный успех в самом начале заключался в том, что мы увидели, каких услуг и товаров не хватает на рынке в нашем сегменте. На тот момент у клиентов была потребность в профессиональном обслуживании. Приведу пример. Ни о каком корпоративном стиле во многих офисах и речи не было: на столах разношерстные папочки, цветастые канцтовары и многое другое без единого намека на корпоративную культуру. «Секретория» стала поставщиком, который мог бы взять на себя обеспечение целого комплекса услуг. По желанию мы могли специально поставить клиенту, например, 50 синих папок, степлеров, маркеров, ручек и так далее. И для многих такой подход оказался очень востребованным. С 2005 года мы плотно занимались продвижением на корпоративном рынке. Уже в 2007 году мы стали дилерами федеральной торговой сети «Офисная планета». И с этого момента спектр наших товаров дополнительно расширялся. Попутно мы начали развивать типографию. Помимо поставок канцелярских товаров, наши клиенты получили возможность заказывать полиграфические услуги: визитки, буклеты, печати, штампы и многое другое. Вместе с этим мы закупили оборудование, которое позволило производить, например, бухгалтерские книги. В 2011 году активно развитие получило направление розничной сети. Сейчас у нас семь магазинов.

Гораздо проще руководить несколькими сотрудниками и управляться с малыми объемами заказов. А как же удается уследить за таким уже крупным бизнесом?

— Залог успеха – это отлаженный механизмы бизнес-процессов. Наша компания развивается еще и потому, что у нас все это происходит системно. Каждый отдел выполняет свою функцию, 90% бизнес-процессов автоматизировано. За счет этого значительно упрощается общее руководство, и клиенты получают комплексное обслуживание на высоком уровне. Я, кстати, сейчас в декретном отпуске. И на работу удается вырваться только один раз. И, как видите, наша модель спокойно действует. В качестве примера приведу возможности работы нашего склада. Там введена автоматизированная система, функционирует терминал сбора данных, специальная аппаратура проверяет товар на входе и выходе. Оператор видит, правильно ли положили ручки, папки и так далее. И наши клиенты уже даже не проверяют товар – все на месте и ровно то, что заказывали.

А что еще влияет на выстраивание позитивных отношений с клиентом?

Важно, чтобы поставщик был доступен 24 часа в сутки. Офисы работают по-разному, поэтому мы должны предоставить свои услуги в любое удобное клиенту время. Это значит, что мы должны быть на связи. И речь идет не только о телефоне или электронной почте. В прошлом году мы внедрили свой собственный интернет-магазин. И там можно выбрать товар, а также воспользоваться различными сервисами. Самая элементарная функция – повтор заказа. Клиент знает, что ему нужен уже конкретный набор, который доставлялся ранее. И чтобы получить его, достаточно сделать всего пару кликов мышкой. Очень просто и удобно. Кроме того, интернет-магазин позволяет видеть клиенту уже его цены с учетом скидок и бонусов. Вот из таких, на первый взгляд совершенно мелких деталей, складывается успех. Я могу об этом говорить, потому что с нами успешно работают около 2000 крупных компаний, фирм и офисов со всего Оренбуржья.

Очень часто к нам обращаются представители родительских комитетов из разных образовательных учреждений области. Все мы знаем, что зачастую на родителей возлагают обязанность купить, например, какой-нибудь стенд в класс или доску. Я сама мама троих детей. Старшая дочь уже ходит в школу. И для родительской общественности в нашей компании есть специальные скидки и предложения.

Как Вы выстраиваете работу с персоналом? По принципу «кнута и пряника»? Или у Вас есть какой-то свой особый секрет?

— Да никакого секрета у «Секретории» нет. Основной принцип в жизни нашей компании – честность между коллегами. Если сотрудник хорошо работает, то и отношение к нему соответствующее. Обратите внимание, у нас помещения построены по принципу «открытый офис» — все друг друга видят.

Не менее важный момент – компания должна быть социально-ответственной. Неожиданно применять это для регуляции внутренних отношений в коллективе? Тем не менее, нужно понимать, что это делается не для какого-то внешнего пиара, а для мотивации персонала. Когда сотрудники знают об этом, то и подход к работе поразительным образом меняется. Не буду много об этом говорить, просто уточню… Один из моих детей – инвалид. Поэтому есть понимание, с какими трудностями сталкиваются родители особенных малышей. Именно из-за этого мы и помогаем детским домам и специализированным центрам. И коллектив это понимает, принимает, поддерживает.

Развитие компании пришлось на кризисный период 2008 года. И вот теперь опять возникает реальная угроза финансовому состоянию многих фирм? Как Вам удалось пережить кризисные времена?

— Я считаю, что в 2008 году кризис не особо затронул Оренбургскую область. Вернее, он не был таким сильным, как в других регионах страны. В тот момент мы собрали коллектив компании и обсудили дальнейшие действия. Главное в такое время – сокращать затраты. Понятно, что этот процесс коснулся бы и заработных плат сотрудников. Если честно, то для меня это крайняя мера – самый наихудший вариант развития событий. И вот коллегам я предложила либо сократить персонал и увеличить зарплаты, либо сохранить коллектив, но на период кризиса затянуть пояса. Все согласились со вторым вариантом. Так что кризисный период не обернулся для нас большой трагедий – только выиграли от него, показав, что все мы одна большая семья. И сейчас, в случае ухудшения ситуации, будем придерживаться той же тактики: встали плечом к плечу и продолжили работать. Кризис – это не вечный процесс.

Татьяна Владимировна, что Вы посоветуете начинающим бизнесменам?

— Молодым предпринимателям я всегда советую трезво оценивать свои возможности и силы. Например, когда компания уже вышла на путь устойчивого развития, имеет договоры с несколькими сотнями клиентов, то всегда есть соблазн набрать еще больше заказчиков. И тут важно не поддаться этому желанию – хочу все сразу здесь и сейчас. Нужно понимать, сможет ли компания обслуживать новых клиентов на таком же качественном уровне. Кроме того, важно найти ту нишу, в которой ты будешь максимально эффективен и успешен. Да, площадка уже может быть занята другими. Но если чувствуешь свою силу, грамотно подходишь к оценке возможностей, то не надо бояться – действуйте!